У будь-якому офісі рано чи пізно закінчується папір для принтера, губляться степлери, а ручки «зникають» з робочих столів. Щоб робота не зупинялася через дрібниці, закупівлю канцелярії варто планувати. Розповідаємо, як скласти зручний список і що в ньому має бути, щоб канцтовари для офісу завжди були під рукою.
Навіщо планувати закупівлю
Хаотичні покупки «коли закінчилося» забирають час і відволікають працівників. Хтось біжить у найближчий магазин за пачкою паперу, хтось шукає скоби, а важливий документ тим часом чекає на друк. Регулярна планова закупівля вирішує це: усе потрібне є в наявності, а відповідальний за замовлення витрачає на нього кілька хвилин на місяць.
Основні категорії офісної канцелярії
Папір і друк
Головна позиція в більшості офісів – папір А4 для принтера і копіювальної техніки. Для щоденного друку достатньо паперу щільністю 80 г/м², для презентацій і документів для клієнтів можна тримати запас щільнішого або кольорового паперу. Також варто мати блоки для нотаток, стікери, конверти і, за потреби, бланкову продукцію: накладні, рахунки, товарні чеки.
Письмове приладдя
- кулькові та гелеві ручки синього і чорного кольорів;
- запасні стрижні;
- прості олівці та гумки;
- маркери-текстовиділювачі для роботи з документами;
- перманентні маркери для підписування коробок і папок;
- маркери для білої дошки, якщо в офісі є переговорна.
Робота з документами
Для зберігання і систематизації паперів знадобляться папки-реєстратори, швидкозшивачі, папки на кнопці, файли та розділювачі. До цієї ж групи належать інструменти: степлери і скоби до них, антистеплер, діркопробивач, затискачі-біндери та скріпки. Якщо в офісі багато документообігу, корисно мати коректори і штемпельну продукцію.
Організація робочого місця
Лотки для документів, підставки для ручок і органайзери допомагають тримати порядок на столі. Порядок – це не лише естетика: коли все лежить на своїх місцях, працівники менше відволікаються і швидше знаходять потрібне. Сюди ж можна віднести калькулятори, візитниці та ділові щоденники.
Дрібниці, які закінчуються найшвидше
Скотч, клей-олівець, ножиці, канцелярський ніж, гумки для грошей, кнопки та булавки. Ці позиції часто забувають внести до списку, але саме вони потрібні в найнесподіваніший момент.
Як визначити потрібну кількість
Щоб не купувати занадто багато чи надто мало, орієнтуйтеся на кілька простих принципів:
- враховуйте кількість працівників і характер їхньої роботи: бухгалтерія та відділ продажів витрачають більше паперу й папок, ніж розробники;
- перший місяць ведіть простий облік, що і в якій кількості закінчилося;
- тримайте невеликий резерв найнеобхіднішого, насамперед паперу, ручок і скоб;
- раз на квартал переглядайте список і прибирайте позиції, якими ніхто не користується.
Як організувати зберігання запасів
Виділіть для канцелярії окрему шафу або полицю і підпишіть місця для кожної категорії. Папір зберігайте в сухому місці, подалі від батарей, щоб аркуші не деформувалися і не застрягали в принтері. Корисно призначити одну відповідальну людину, яка стежить за залишками і формує замовлення.
Де замовляти канцтовари для офісу
Найзручніше працювати з одним постачальником, який має широкий вибір і стабільну наявність базових позицій. Інтернет магазин канцтоварів дозволяє оформити все одним замовленням, скористатися фільтрами за брендом і типом товару, а також повторювати типові закупівлі без зайвих пошуків.
При виборі постачальника зверніть увагу на такі моменти:
- наявність перевірених брендів офісної канцелярії, наприклад 4Office, Buromax, Axent, Delta by Axent;
- можливість доставки по Україні;
- зручні способи оплати для компаній і ФОП;
- контакти для швидкого зв’язку з менеджером.
Підсумок
Продуманий список закупівлі офісної канцелярії економить час усієї команди. Розділіть потреби на категорії – папір, письмове приладдя, робота з документами, організація столу і дрібниці, – визначте кількість на основі реального використання і замовляйте все регулярно в одному перевіреному магазині. Тоді папір у принтері та скоби в степлері більше ніколи не закінчаться в найневідповідніший момент.